Tips voor managers: Teams op afstand beheren

Thuiswerken is de nieuwe norm, maar wanneer je een nieuwe rol als manager hebt aangenomen kan de overgang minder soepel verlopen. Leiding geven aan een team brengt nieuwe uitdagingen met zich mee en creëert voor jou een geweldige leercurve. Ga aan de slag met onze tips hoe je teams op afstand kunt beheren zodat jij en jouw team effectief op afstand kunnen werken.

Vaak schrijven wij interessante artikelen over VoIP technologie, maar vandaag geven wij tips over leiderschap. Thuiswerken mag dan wel de nieuwe norm zijn, maar kan soms nog best lastig zijn. Zeker wanneer je een (nieuwe) manager bent kan het even wennen zijn om teams op afstand te beheren en je weg te vinden.

8 Tips om teams op afstand te beheren

Houd regelmatig contact

Jouw team heeft een consistentie en zichtbaarheid nodig om te vertellen hoe het met ze gaat. Als (nieuwe) manager moet jij ervoor zorgen dat je voor ze klaar staat. Zeg dus geen één-op-één gesprekken af omdat je niet naar kantoor bent, maar vraag regelmatig één-op-één hoe met een collega gaat. Het is makkelijk om een e-mail te sturen of te chatten, maar sympathiek de telefoon oppakken is en blijft de beste manier om te communiceren.

Zorg ervoor dat je vraagt hoe het met jouw collega's gaat en wat je bijvoorbeeld kunt doen op werken op afstand (thuiswerken) efficiënter kunt maken. 

Goede werk- en privé balans


Doordat iedereen thuiswerkt is het evenwicht tussen werk en privé veranderd en zijn mensen sneller geneigd zichzelf te overbelasten. Wanneer je op kantoor werkt is het normaal dat collega's af en toe een wandeling maken, een kopje koffie pakken of gezellig met collega's babbelen. 

Wanneer je thuiswerkt ben je snel geneigd om langer aan één stuk door te werken en kun je snel het gevoel hebben dat je urenlang gebonden bent aan de computer. Geef het goede voorbeeld als manager en laat zien dat werk het leven van je teams niet overneemt. Stel grenzen voor een goede werk- en privé balans.

Telefonie en videocommunicatie


Goede telefonie- en videocommunicatie oplossingen zijn onmisbaar nu thuiswerken de norm is. Hiermee kun je op elk moment met iedereen communiceren. Werknemers van alle niveaus kunnen gebruikmaken van dezelfde communicatietools, om overleg en vergaderingen toch persoonlijker te laten voelen. Even opbellen en elkaars stem horen is en blijft toch een prettige manier van communiceren.

Met VOIPZeker beheer je snel en eenvoudig de bereikbaarheid van je hele organisatie door in te loggen op een gebruiksvriendelijk, veilig en geavanceerde telefooncentrale. Neem mobiele telefoons, thuiswerkplekken en vaste telefoons op in belplannen en maak onderling communiceren eenvoudig.

Binnenkort komt VOIPZeker met een geheel nieuwe en toonaangevende ontwikkeling: Unite Phone. Hiermee kun je veilig en overzichtelijk bellen via jouw laptop/desktop, videogesprekken voeren en online vergaderen op een unieke manier. Dat is nog maar het puntje van de ijsberg. Binnenkort meer informatie.

Stel duidelijke doelstellingen


Voor werken op afstand zijn duidelijke afspraken van cruciaal belang. Stel duidelijke doelstellingen en verwachtingen op zodat jouw teams precies weten wat zij dagelijks, werkelijks of zelfs maandelijks moeten doen. Zonder duidelijke verwachtingen kunnen medewerkers zich vervelen en minder productief worden. Als manager ben jij verantwoordelijk voor jouw teams, dus tover een glimlach op hun gezicht!

Communiceren is de sleutel


Blijf met elkaar communiceren want iedereen weet dat communiceren de sleutel is. Zet gesprekken voort zoals je ook op kantoor zou doen. Bel een collega gezellig op onder het genot van een kopje koffie of start binnenkort snel een videogesprek via Unite Phone. Mensen moeten weten dat je aanwezig bent en dingen in de gaten houdt. Door contact te blijven houden met je teams, zullen zij opmerken dat jij ook niet verzwakt en zullen zij net gemotiveerd worden.

Maak een afspeellijst


Maak thuiswerken leuker door bijvoorbeeld een gezamenlijke afspeellijst te maken op jouw favoriete streamingsdiensten, zoals Soundcloud of Spotify. Geef de afspeellijst een leuke naam, zoals Team Power muziek. Voeg jouw favoriete nummers toe om productief te zijn en deel deze met het team zodat ook zij hun favoriete nummers kunnen toevoegen.

Wees flexibel


Flexibel zijn gaat hand in hand met empathie, maar je hebt beiden nodig om te slagen in effectief teams op afstand beheren. Terwijl de wereld veranderd, moeten bedrijven zich aanpassen, wat doorloop in het management om natuurlijk..uh ja... te managen.

Flexibel zijn, vooral in drukke en moeilijke tijden, laat zien dat je een kalme en zelfverzekerde leider bent. Wees daarom flexibel met jouw team. Wanneer iemand een leuk idee heeft luister hiernaar en verdedig het idee. Wie weet pakt dit leuk uit en kun je jouw strategie hierop aanpassen.

Implementeer een communicatiesysteem


Communicatie is het hoogtepunt van dit artikel, want communiceren is de sleutel. Maar hoe communiceer je nou precies? Met het juiste communicatiesysteem kunnen teams onderling communiceren op een meer informele manier dan via een standaard e-mail. Het vergemakkelijkt één-op-één gesprekken en zelfs groepsgesprekken. 

Alle managers en medewerkers profiteren van een goed functionerend communicatiesysteem. Het begint bij goede telefonie, die je op kantoor kunt gebruiken maar ook mee naar huis kunt nemen. Een vaste telefoon kun je eenvoudig thuis aansluiten op internet en direct bellen en gebeld worden. Liever mobiel bereikbaar en bellen met je oortjes of een bluetooth headset? Ontvang dan oproepen op je zakelijke telefoonnummer via je mobiele telefoon en kies zelf met welk nummer je uitbelt. Lees hier verder over hoe Vast op Mobiel werkt.

VOIPZeker is dé toonaangevende telecomprovider voor vaste telefonie, mobiele telefonie, internet en IP-hardware. Wij staan erom bekend als enige partij in Nederland al haar eigen software en applicaties in-house te ontwikkelen. Dit geeft ons de vrijheid om te luisteren naar klantwensen en systemen op maat te ontwikkelen.

Binnenkort lanceren wij Unite Phone, hét all-in-one communicatiesysteem dat de standaard wordt voor toekomst audio- en videobellen.