Meest gestelde vragen

Hoe kan ik meerdere telefoons laten overgaan?

Als bedrijf wil je optimaal bereikbaar zijn, dat levert namelijk klanten op. Het is daarom ontzettend belangrijk om je telefonie goed in te richten. Er is een verschil tussen altijd bereikbaar zijn en goed bereikbaar zijn. Met debelgroep functie kun je meerdere telefoons laten overgaan op het moment dat er iemand belt. Denk hierbij aan een specifieke afdeling of geselecteerde collega's. Je kunt zowel interne- als externe telefoonnummers opnemen in je belgroep. 

 

Inhoud 

 

1Inloggen Unite telefooncentrale 
2 Belgroep

3 Wachrij
4Wachtrij - extra uitleg tabblad Geluiden

1 Inloggen Unite telefooncentrale

 

Met de telefonie oplossingen van VOIPeker kun je meerdere telefoons laten overgaan. Om hiervan gebruik te maken moet je inloggen op je Unite telefooncentrale en dit toevoegen. Je kunt meerdere telefoons laten overgaan met 2 verschillende functies, de belgroep- en wachtrij functie.

1.1 Log in op je Unite telefooncentrale

1.2 Klik op het tabblad Belplan

1.3 Klik op de Aanpassen-icoon achter het belplan dat je wilt wijzigen

 

Meerdere telefoons laten overgaan

 

2 Belgroep

 

De belgroep functie is de meest eenvoudige manier om één of meerdere toestellen te laten overgaan. Om gebruik te maken van de belgroep functie dien je deze toe te voegen aan je belplan.

2.1 Je zit nu in de belplan-editor. Klik bovenaan op het tabblad Belgroep +

2.2Klik op de bewerk-icoon in de belgroep-module om deze in te stellen

2.3 *Optioneel - geef jouw belgroep een unieke naam, bijvoorbeeld "Administratie"

2.4 Klik op + Nummertoevoegen om een bestemming toe te voegen

2.5 Selecteer een "intern nummer" of kies een "extern nummer" om een extern telefoonnummer toe te voegen, zoals een mobiel. Je kunt aangeven hoeveel seconden de telefoons overgaan. Eén keer over gaan duurt 5 seconden. Dus als je wilt dat je telefoon 4 keer over gaat voor dat je naar de volgende stap gaat, kies je voor 20 seconden.

 

meerdere-telefoons tegelijkertijd

Belgroep instellen

belgroep instellen extensies

 

Om meerdere telefoons te laten overgaan voeg je extra telefoonnummers of gebruikers toe door op + Nummer toevoegente klikken. Let op, vergeet geen pijltje te trekken met je muis van de voorstaande module naar de nieuwe belgroep-module. Om je wijzigingen van je belplan op te slaan klik je rechtsboven op de groene bewaar-knop.

3 De wachtrij

 

Als je meer controle wilt over de wacht ervaring van je klant kun je kiezen voor een wachtrij. Deze functie bied meer opties dan een belgroep. Om deze toe te voegen aan je belplan moet je eerst inloggen op je Unite telefooncentrale.

3.1 Klik bovenaan op het tabblad Wachtrij +in je belplan editor

3.2Klik op de bewerk-icoon in de wachtrij-module om deze in te stellen

3.3 *Optioneel - geef jouw Wachtrij een unieke naam, zoals "Administratie"

3.4 Bij Time-outgeef je de maximale tijd aan dat de beller in de wachtrij mag staan (maximaal toegestaan is 6 uur = 21600 sec)

3.5 Klik nu in de wachtrij-module op het tabblad Extensies en klik op + Extensie toevoegen

3.6 Bij "Extensie kies een voorwaarde" selecteer je één van je extensies of klik op extern nummer om bijvoorbeeld een mobieltelefoonnummer toe te voegen

Klik op+ Extensie toevoegenwanneer je meerdere extensies wilt toevoegen en meerdere telefoons wilt laten overgaan. 

3.7 Klik nu in de wachtrij-module op het tabblad Geluiden

3.8 Om de wachtrij te activeren dien je minimaal een geluid toe te voegen voor "Welkom", "In de wacht" en "Mededeling"

3.9 Klik op + Toevoegenen klik op de map-icoon 

3.10 Sleep of selecteer een audio-bestand om deze te uploaden, kies een vooraf ingesteld geluid of kies Geluid opnemenom zelf een audio-bestand te maken

3.11 Klik op de Bewaar-knop wanneer je alle geluiden hebt ingesteld

Let op: Verbind je wachtrij-module met de voorgaande module door een lijn te trekken met je muis van de ene uitgang naar de wachtrij module. Vergeet niet in de belplan-editor rechtsboven op de groene bewaar-knop te klikken.

De wachtrij-module heeft meerdere uitgangen, waaraan je een nieuwe module kunt koppelen.

Time-out - Na de ingestelde maximale wachttijd komt het gesprek uit deze uitgang. Plaats hier bijvoorbeeld een voicemail met de mededeling dat je de klant niet te woord kunt staan.
Nooduitgang - Dit is onderdeel van de "Geavanceerde instellingen". 
Extensies offline/down - Als alle extensies in de wachtrij offline zijn komt het gesprek uit deze uitgang. Dit is heel handig om in te zetten voor wanneer je internet niet werk en onbereikbaar bent.
Bellerlimiet bereikt -dit is onderdeel van de Geavanceerde instellingen. Wil je hier meer over weten kun je dit nalezen bij het Wachtrij artikel [link].

4 Wachtrij - extra uitleg tabblad Geluiden

 

Om een wachtrij toe te voegen aan je belplan dien je minimaal een geluid in te stellen voor "Welkom", "In de wacht" en "Mededeling". Hieronder leggen wij uit hoe deze werken en wat voor geluiden je kunt toevoegen.

Welkom -Hier kun je een welkomst geluid kiezen, zodra de beller in deze wachtrij komt horen ze als eerste dit geluid. Tijdens het afspelen van dit geluid gaan de extensies al rinkelen. Mocht er tijdens dit geluid worden opgenomen, wordt het geluid onderbroken. Als je wilt dat het welkomst geluid volledig wordt afgespeeld voordat de extensies gaan rinkelen kun je vóór de wachtrij een Geluid-module toevoegen [link].

In de wacht - Dit is de "wachtmuziek", terwijl de klant moet wachten wordt dit geluid continue herhalend aan de klant afgespeeld. Je kunt hier eventueel meerdere geluiden toevoegen om een playlist te maken. Als je de normale wachttoon wilt laten horen kies je voor Systeemgeluiden > Meldingen > Wektoon.

Mededeling -De mededeling is een geluid dat periodiek wordt afgespeeld aan de klant, in het eerste veld geef je aan om de hoeveel seconden de klant het geluid te horen krijgt. Daarna kun je het type geluid aangeven. Er zijn 2 verschillende types geluiden.

A) Geluid, dit is een geluidsbestand dat je zelf kunt kiezen, denk bijvoorbeeld aan: "Al onze medewerkers zijn in gesprek, u wordt zo spoedig mogelijk geholpen"
B) Wachtrij positie, dit geeft aan hoeveel wachtende er nog voor je zijn in de wachtrij. Je kunt meerdere mededelingen achter elkaar afspelen.

 

Dat waren alle basis instellingen voor het instellen van eenwachtrij. Er zijn nog meer veel meer instellingen en staan gegroepeerd onder Geavanceerde instellingen.

Kom je er niet uit of heb je meer vragen over telefoons tegelijkertijd laten rinkelen? Neem dan contact op met onze helpdesk afdeling door te bellen naar 088 066 0550en deze te selecteren in het keuzemenu.

Direct klant worden en meerdere telefoons laten overgaan 

 

Ja, dat wil ik ook