Meest gestelde vragen

Hoe stel ik een keuzemenu in?

Een keuzemenu is een reeks opties waaruit de beller een selectie kan maken. Aan de hand van deze selectie wordt de beller doorverbonden met de juiste afdeling of persoon. Een voorbeeld van een keuzemenu is: "Welkom bij VOIPZeker. Om u beter van dienst te zijn maken wij gebruik van een keuzemenu. Voor de afdeling sales, toets 1. Voor de afdeling Helpdesk, toets 2. Voor afdeling administratie, toets 3. Voor overige vragen blijft u aan de lijn." 

Hoe je een keuzemenu instelt leggen wij hier uit.

 

Keuzemenu toevoegen in Unite telefooncentrale

 

Stap 1
Log in op je ‘Unite telefooncentrale’.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 2
Klik op ‘Unite telefooncentrale’ aan de linkerkant van het menu. Klik vervolgens op ‘Belplan’ aan de bovenkant van het menu.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 3
Heb je al een belplan? Klik dan op belplan ‘Aanpassen’.

Heb je nog geen belplan? Klik dan hier om een nieuwe belplan te maken.

Hoe stel ik een keuze menu inHoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 4 
Je ziet nu je eigen belplan. Voeg een keuzemenu toe door boven in het menu te klikken op ‘Keuzemenu’.

Hoe stel ik een keuze menu in (3)

 

Stap 5 
Het keuzemenu staat in je belplan.

  • Sleep het voicemail vakje naar de gewenste plek binnen je belplan.
  • Trek de pijl van de voorgaande actie naar het vakje 'Keuzemenu'. In dit geval de 'Conditie'

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 6 
Klik op icoontje wijzigen van het vakje keuzemenu.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 7 
Voeg nu je welkomsttekst toe door op '+ Geluid toevoegen' te klikken.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 8 
Voeg hier je welkomsttekst toe door op 'Kies een geluid' te klikken. Volgens kun je hier een welkomsttekst uploaden.

Een voorbeeld van een welkomsttekst voor een keuzemenu is: "Welkom bij VOIPZeker. Om u beter van dienst te zijn maken wij gebruik van een keuzemenu. Voor afdeling sales, toets 1. Voor afdeling helpdesk, toets dan 2. Voor de afdeling administratie, toets dan 3. Voor overige vragen blijft u aan de lijn." 

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 9 
Wanneer je de welkomsttekst hebt opgeslagen klik je boven in het menu op 'Herhalingsmenu'.

Door een herhalingsmenu toe te passen kan je hetzelfde of een volgend geluidsfragment laten horen wanneer er een verkeerde keuze of geen keuze is gemaakt. Een voorbeeld van een herhalingsmenu tekst is: 'Voor afdeling sales, toets 1. Voor afdeling helpdesk, toets 2. Voor de afdeling administratie, toets 3".

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 10 
Voeg nu menuopties toe. Klik in het bovenstaande menu op 'Menuopties' en klik vervolgens op '+ Optie toevoegen'.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 11 
Kies nu hoeveel opties je wilt toevoegen aan het keuzemenu (cijfers). In het voorbeeld hebben wij drie opties gekozen:

  • Optie 1 (Sales);
  • Optie 2 (Helpdesk);
  • Optie 3 (Administratie).

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 12 
Onderstaand zie je dat er drie opties (1,2,3) zijn toegevoegd. Vervolgens ga je naar 'Instellingen' boven in het menu. 

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 13 (Optioneel)
Geef nu een naam aan het keuzemenu.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 14 (Optioneel
Stel de volgende acties in:

  • Time-out: Hoe lang er gewacht moet worden op het maken van een keuze (aantal secondes);
  • Tussen-toets time-out: Het aantal seconden dat er gewacht moet worden tussen de ingetoetste nummers voordat de invoer als afgerond wordt beschouwd;
  • Cijferlengte: Geef aan hoeveel cijfers gebruikt kunnen worden in het keuzemenu. Bijvoorbeeld: de beller toetst 1,2 of 3 (1 cijfer) of 01, 05, 10 (2 cijfers);
  • Herhaalmenu: Kies een cijfer om het herhalingsmenu te herhalen;
  • Verkeerde keuze: Hoe vaak een beller de verkeerde keuze kan maken in het keuzemenu;
  • Geen keuze: Hoe vaak een beller geen keuze kan maken in het keuzemenu.

 

Stap 15 
Wanneer alles naar wens is ingevuld, klik op de groene knop 'bewaar'.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 16 
Nadat het keuzemenu is opgeslagen ga je automatisch terug naar het belplan.

In het voorbeeld hieronder speelt het keuzemenu zich af na de conditie 'Openingstijden'. Wanneer de beller belt tijdens de ingestelde openingstijden, wordt de beller automatisch doorverwezen naar het keuzemenu.

Controleer of het vakje keuzemenu is verbonden met de actie (in dit geval openingstijden) ervoor.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 17 (Optioneel
Maak het belplan visueel en verander de naam van de belgroep (Bijvoorbeeld: 'Sales'). Wanneer dit niet gewenst is, ga dan naar stap 21.

Klik op icoontje wijzigen van het vakje van de belgroep, om de belgroep aan te passen.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 18 
Klik op 'Geavanceerde instellingen'

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 19 
Verander de naam van de belgroep onder de kop 'Naam' naar bijvoorbeeld Sales.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 20 
Klik op de groene knop 'Bewaar'.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 21 
Verbind nu de gewenste toets (in dit geval 'Druk 1') aan de gewenste belgroep (in dit geval 'Sales')

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 22 
Voeg nu een nieuwe belgroep toe door boven in het menu te klikken op 'Belgroep +'

Sleep het vakje vervolgens ergens in het belplan.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 23 
Klik op icoontje wijzigen van het vakje van de belgroep.

Hoe stel ik een keuze menu in

 

Stap 24 
Selecteer nu een voorwaarde door op 'Kies een voorwaarde' te klikken.

Wanneer je op 'Kies een voorwaarde' klikt komt er een dropdown:

  • Local Extensie (wanneer je een vaste telefoon hebt binnen de organisatie, kies dan voor 'Local Extensie');
  • Extern nummer (wanneer je wilt dat een extern nummer wordt gebeld, kies dan voor 'Extern nummer');
  • Externe nummer uit telefoonboek (wanneer je telefoonnummers vanuit je telefoonboek wilt kiezen, selecteer dan voor 'Externe nummer uit telefoonboek'). 

Voeg vervolgens je gewenste bestemming toe door onder bestemming te klikken en een gewenst nummer te kiezen. Of voeg zelf een nummer toe (extern).

(optioneel) Schrijf bij beschrijving een beschrijving (bijvoorbeeld Sales)

  

Stap 25 (optioneel)
Voeg een naam toe aan je belgroep door op 'geavanceerde instellingen' te klikken en onder 'naam' een naam in te voeren.

Hoe stel ik een keuze menu in (22).jpg

 

Stap 26 
Klik nu op de groene knop 'Bewaar'

Hoe stel ik een keuze menu in (23).jpg

 

Stap 27 
Verbind het keuzemenu met de helpdesk door op het 'pijltje' te klikken na 'Druk 2'

Sleep de pijl naar het gewenste vakje (in dit geval) 'Helpdesk'.

Hoe stel ik een keuze menu in (24).jpg

 

Stap 28 (Optioneel)
Voeg een voicemail toe, wanneer het gesprek niet wordt opgenomen.

Hoe stel ik een keuze menu in (25).jpg

 

Stap 29 
Voeg meerdere groepen toe, wanneer je meerdere keuzes in het keuzemenu hebt. Verbind de keuzes aan met de bijbehorende groepen. 

Hoe stel ik een keuze menu in (26).jpg

 

Stap 30 
Belangrijk! 'Ongeldige keuze' en 'time-out' wordt op dit moment met geen nummer doorverbonden. Wanneer je wilt dat de verbinding wordt verbroken als er een 'ongeldige keuze' wordt gemaakt of er een 'time-out' is, heb je verder geen acties.

Wanneer je wilt dat er een actie wordt gedaan (bijvoorbeeld doorschakelen naar een algemeen nummer) voeg sleep dan een pijl naar een algemeen nummer. 

 

Stap 31
Het belplan is nu voorzien van een keuzemenu. Sla nu het belplan op door op de 'Groene knop' rechtsboven in te klikken. 

Hoe stel ik een keuze menu in (27).jpg

 Wil je meer weten over een hoe een keuzemenu kunt aanmaken of kom je er niet uit? Bel onze technische support afdeling op 088 066 0550 en vraag naar ondersteuning.